www.karedanismanlik.com

Proje Seçiminden sonraki aşamalar:

TANIMLA SAFHASI

Bu aşamanın amacı projenin amaç ve kapsamı tanımlanmasıdır. Bu aşamada dikkat edilmesi gereken hususlar; 
• Seçilen projenin imkân ve kabiliyetletlere uygun olması, 
• Daha yüksek bir kalite yaratma ve maliyetleri azaltma olasılığının yüksek olması ve 
• Problemlerin net ve mümkün olduğunca sayısal olarak tanımlanması şeklinde özetlenebilir.

Dolayısıyla ilk olarak tespit ettiğiniz problemin elinizdeki imkân ve kaynaklarla çözülebilecek nitelikte olmasına dikkat edilmelidir. Hava şartları gibi düzeltilemeyecek şeylerden yakınmayı bırakmak gerekir. Çözülebilecek şeylere odaklanılmalıdır. Karanlığa lanet okumanın yararı yoktur.

Ayrıca seçilen problemin şirket için önemli bir sıkıntı kaynağı olduğundan ve düzeltilmesi halinde büyük yarar sağlayacağından emin olunmalıdır. Bunun için özellikle şirkete mali külfet getiren ve müşteri tatmini olumsuz etkileyen alanlara, Altı Sigma terimiyle Kritik Kalite Faktörlerine (KKF) odaklanılır. Örneğin savaş sırasında bir pastanenin alanması sivillerin bir süre güzel tatlılardan mahrum edebilir fakat savaşın kazanılmasına katkı sağlamaz. Bunun için hava alanı, cephanelik, tersane vb.lerine saldırmak gerekir. Benzer şekilde bir futbol takımı oyuncularının rakip takım ile karşılaştırıldıklarında daha kısa boylu olabilirler. Fakat bu da bir KKF değildir. Futbol takımının performansını arttırmak isteyen biri öncelikle KKF leri belirlemelidir.

İlk iki kriteri karşıladıktan sonra yapılması gereken şey problemin daha ayrıntılı ve herkes tarafından anlaşılacak şekilde tanımlanmasıdır. Bunun için yapılacak tanımın açık ve mümkün olduğunca sayısal olmasına özen gösterilmelidir.  Kalitemiz tutarlı değil , Müşteriler Maraş usulü dondurmalardan hoşlanmıyorlar  ifadeleri size ne anlatıyor? Bu tür ifadelerden hareketle, kaliteyi nasıl daha tutarlı yaparsınız ya da Maraş usulü dondurmalar ile ilgili şikâyetleri nasıl azaltırsınız? Problem ne kadar ayrıntılı tanımlanırsa, hedef o kadar kesin olur ve başarı şansı artar. 
Eğer doktora gider ve kendiniz iyi hissetmediğiniz söylerseniz ve oda size daha fazla soru sormaz ya da herhangi bir test uygulamazsa sizi iyileştirme konusunda pek de istekli olmadığı söylenebilir. Bu da problemin net bir şekilde tanımlanması ile mümkündür. Etkili ordular savaşta düşman tesislerini ezbere alamazlar. Bunun yerine kritik tesisleri koordinatları ile belirleyerek saldırıları buralarda yoğunlaştırırlar. Böylece herkes nereyi vuracağını net olarak bilir. 
Problemler yazıya dökülmesi, şirketin üzerinde gezinen kara bulutların, düzeltilebilecek açık ve özel maddelere dönüşmesini sağlar. Problemlerin parçalara ayrıldığını, listelendiğini ve müdahale edildiğini görmek herkese güven verir. Aynaya bakıp kilo vermem gerekiyor demek yerine kaç kilo olduğunuz ve kaç kiloya düşmek istediğinizi belirleyin bazı şeylerin imkânsız olmadığını göreceksiniz.
  
ÖLÇME SAFHASI

Bu aşamada mevcut durumu tüm yönleriyle açıklayan bilgiler toplanır. Geçerli ve doğru ölçümler olmaksızın sürecin mevcut performansını ve yapılan iyileştirmelerin etkilerini belirlemek mümkün değildir.
 
Bu aşamadaki en kritik faktör ise neyin ya da nelerin ölçüleceğinin doğru belirlenmesidir. Aksi taktirde harcanılan emek ve kaynakların karşılığı, hiçbir kullanım alanı olmayan sayfalarca veri olacaktır.
Şimdi bir an doktorunuzun muayenehanesine dönelim. Kendinizi iyi hissetmediğinizi söylediğinizde doktorunuzun size  peki şu testleri yaptırın  demez. Çünkü hangi testlerin yapılması gerektiği hakkında henüz bir fikir edinememiştir ve testlerin bilinçsiz bir şekilde yapılması zaman ve para israfına neden olur. Bu nedenle nerenin ağrıdığı, ağrının ne zaman başladığı gibi sorularla olasılıkları azaltmaya çalışır. Yeterli bilgiyi edindiğinden emin olduktan sonra hangi testlerin yapılması gerektiğine karar verir.
 
Benzer şekilde belli bir süreçteki hataları –iyileştirme fırsatlarını– belirlemek için yapılacak analizler öncesinde, problem safhaları doğru olarak belirlenmeli ve kullanılacak yöntemler bu bilgilerin ışığında seçilmelidir.
 
Altı Sigma Basamakları içerisinde, verilen önem ve değer, harcanan para ve zaman açısından en fazla göz ardı edilen aşamanın ölçüm olduğu söylenebilir. Ölçüm sırasında somut bir sonuç elde edilmediğinden bu parlayan bir basamak değildir. Bu nedenle bu basamak bir an önce geçme eğilimi yaygındır. Fakat bu doğru değildir. Çünkü kantitatif veriler Altı Sigma nın temelini oluşturur. İyi veri olmaksızın iyi kararlar alınamaz. (Pande ve arkadaşları, 2003)

ANALİZ SAFHASI

Şimdi problem safhaları doğru olarak belirlendi ve problemlerin büyüklüğü sayısal olarak ortaya konuldu. Peki elde edilen veriler nasıl yorumlanacak? Öncelikli problemler nasıl belirlenecek? Tecrübeler tabii ki yardımcı olacaktır, fakat  ne diyorsam o  anlayışının Altı Sigma da yer almadığı unutulmamalıdır. Bunun için öncelikle her bir problemin işletme karına, müşteri tatminine, performansa ve üretkenliğe etkileri belirlenmelidir. Ayrıca rakiplerin aynı alanlarda yaşadıkları problemlerle yapılacak kıyaslamalar (bencmarking) çok değerli bilgiler sağlayacaktır. Seçilen problemle ilgili olarak onlar ne gibi önlem almaktalar? Performansları sizinki ile karşılaştırıldığında nasıl? Çok sayıda şirket performanslarını sayıya dökmeden önce, kendilerinin alanlarında kalite, etkinlik ve müşteri tatmini konusunda en iyi olduklarını düşünürler. Fakat çevreye baktıktan ve kendilerini rakipleri ile karşılaştırdıktan sonra genellikle düşündükleri kadar istisnai olmadıklarının farkına varırlar.

Eğer mevcut durum ile ideal durum arasındaki fark yeterince büyük değilse yada kapatılması halinde size önemli bir avantaj sağlamayacaksa bir sonraki probleme geçmeniz mantıklı olacaktır. Diğer yandan problemin, genel performansınızı ve rekabet gücünüzü önemli derecede etkilediği sonucuna vardıysanız bu kıymetli maden üzerinde çalışmaya başlayabilirsiniz.

Burada cevaplanması gereken bir diğer önemli soru da hataların niçin yapıldığı ve bunların nasıl onarılacağıdır. Deney doğru kurulursa elde edilecek rakamlar cevapları verecektir. Eğer ihtiyaç duyulan rakamlara sahip değilseniz geri dönün ve yeni bir deneye başlayın, tıpkı doktorların yeni testler istediği gibi.
 
Eğer hataların ne zaman, nerede, ne kadar sıklıkla oluştuğuna cevap verilebiliyorsa, ihtiyaç duyulan bilgiye sahipsiniz demektir. Fakat yalnız belirtilere odaklanılmamalıdır. Altta yatan nedenleri bulunmalıdır. Eğer problemi arama yarı yolda bırakılırsa yarım bir çözüm elde edilir. Tekrar diyet örneğine geri dönecek olursak, eğer kaç kilo olduğunuzu doğru olarak biliyorsanız, hedef bir kilo belirleyebilir ve bu hedefe ulaşmak için diyet, egzersiz programı ve miat içeren bir uygulama planı hazırlayabilirsiniz. (Pande ve arkadaşlar, 2003)

Fakat iş dünyası tabii ki bu kadar basit değildir. Bu nedenle Kara Kuşaklara verileri mümkün olan en etkin yollarla toplamaları ve değerlendirebilmeleri için diğer konuların yanında istatistik düşünme yeteneği kazandırılır.

İYİLEŞTİR SAFHASI

Bu aşama problemin ortadan kaldırılacağı ya da etkilerinin azaltılacağı andır. Ancak zihindeki çözümleri hemen uygulamaya koymadan, bundan önceki üç basamaktan elde edilen şeyleri gözden geçirmek gerekir. Bu gözden geçirme sonucunda problemin;
• Herkes tarafından anlaşılabilecek derecede net ve ayrıntılı olarak tanımlandığını, 
• Mevcut imkan ve kaynaklarınızla çözülebilecek nitelikte olduğunu, 
• Giderilmesi halinde şirketinize büyük yarar sağlayacağını, 
• Çözümüne yardımcı olacak doğru verilere sahip olduğunuzu ve 
• Temel nedenlerinin ve bunların nasıl giderileceğinin doğru olarak belirlendiğini, düşünülüyorsa eldeki çözümler denenmeye başlanabilir.

Tabii ki bu çözümler insanların daha çok çalışmasını, daha fazla gayret göstermesini öngören tavsiyeler olmayacaktır. İşi sadece oyunculara bağırmak olan antrenörde olduğu gibi. Başarı şansı ne?

İş dünyası da bundan pek farklı değildir. Hedefler çoğunlukla yöneticilerin içgüdüleri doğrultusunda belirlenir. Genel kurul toplantısında, verimliliği % 5 arttırma kararı alınır ve bu tüm şirkete duyurulur. Fakat bunun nasıl yapılacağı belli değildir. Peki verimliliği her hangi bir yöntem olmaksızın % 5 arttıracağınıza inanıyorsanız bunu neden %10 hatta % 30 yapmıyorsunuz? Bu hedefleri tutturmak zorunda olan orta kademe yöneticilerin tek umutları ise çalışanların daha fazla gayret göstermesidir. Bunun için bazıları bağırma bazıları ise yalvarma yolunu seçer. (Pande ve arkadaşları, 2003)
Şimdi takımının başarısı için iyileştirilmesi geren KKF lerini belirleyen ve antrenmanlarda bu faktörlerin üzerinde duran bir antrenörü düşünün. Bir basketbol takımı için  top kayıpları  KKF olabilir. Bu durumda antrenör hücum ve savunma ribauntu, hatalı paslar, top çaldırma yüzdelerini iyileştirmek için ilk üç aşama (tanım, ölçüm, analiz) sonucunda zihninde oluşan çözümleri uygulamaya koyacaktır. 
İş dünyasındaki çözümler ise daha iyi bir tahmini, daha iyi bir programlamayı, daha iyi bir prosedürü ya da daha iyi bir ekipmanı içerebilir. Bu  lütfen daha fazla gayret gösterin  yaklaşımından oldukça farklıdır.

KONTROL SAFHASI

Şimdi birinci futbol ligindeki şampiyonluk mücadelesini düşünün. Ankaragücü, Kocaelispor, Gaziantepspor gibi takımların ilk haftalarda lider olduklarını hatta bu liderliği sekiz on hafta sürdürdüklerini görebilirsiniz. Ancak belli bir süre sonra meydanı yine dört büyüklere bırakmaları sizi şaşırtmaz. Peki bu takımların kazandıkları başarıyı sürdürememelerinin sebebi nedir?

Yine, diyet örneğinde, insanların kilo vermesini sağlayan pek çok yöntem bulunmaktadır. Ancak zor olan bu kiloyu korumaktır. Kilo vermek için estetik ameliyat olan ve verdiği kiloları birkaç hafta içerisinde alan birini düşünün. Geride, harcanan paralar ve çekilen acılardan başka hiçbirşey kalmamıştır.

Günümüz işletmelerinde de temel problem nasıl başarılı olunacağından ziyade nasıl başarılı kalınacağıdır. Eminim hepiniz çok sayıda başarı hikayesine şahit olmuşsunuzdur. Ancak eğer biraz zihninizi zorlarsanız bunların pek çoğunun uzun vadeli olmadığını hatırlarsınız. Çok sayıda şirkette yıldızların sönmesi parlaması kadar doğal karşılanır. Ancak ister farkında olun ister olmayın bunun şirketinize faturası büyüktür. Çünkü kilo örneğinde olduğu gibi başarının sürdürülememesi, tüm çaba ve kaynakların boşa gitmesine yol açar. İşte bu nedenle  kontrol , Altı Sigma nın en önemli aşamasıdır.

Bu aşamada özetle;
• İlk dört aşama sonunda sağlanan kazançlar değerlendirilir, 
• Bu kazançların sürdürülmesi ve arttırılması için neler yapılabileceği karalaştırılır ve 
• Altı sigma nın güçlü araçları yardımı ile en küçük başarıların dahi kalıcı olması sağlanır.